Konsep PDCA- (Plan, Do, Check, Action)

PDCA (plan–do–check–act atau plan–do–check–adjust) adalah metode manajemen dengan siklus empat langkah yang terus berulang dan digunakan dalam proses bisnis serta berfungsi untuk melakukan kontrol dan pengembangan berkelanjutan (continues improvement). Siklus ini dikenal dengan nama siklus/lingkaran Deming, lingkaran Shewhart, lingkaran kontrol.
Pertama kali metode ini dikembangkan oleh seorang berkebangsaan Amerika Serikat bernama W.Edward Demings . Beliau diundang ke negara Jepang untuk membantu pertumbuhan industri di negara sakura paska kekalahannya di perang dunia ke II. Deming memulai seminarnya pertama kali di Jepang pada bulan Agustus 1950 di Hokone Convention Center Tokyo, dan dengan cepat bahan seminarnya mengenai kontrol kualitas ini banyak diadopsi oleh perusahan-perusahaan Jepang. Metode ini jugalah yang membantu negara Jepang mencapai kemakmuran berkat perkembangan industrinya yang sangat pesat dan kualitas barangnya diakui dunia.

Terdapat 4 langkah dalam metode ini, yaitu:

a. Planning 

Berarti memahami apa yang ingin dicapai, memahami bagaimana melakukan suatu pekerjaan, berfokus pada masalah, menemukan akarpermasalahan, menciptakan solusi yang kreatif serta merencanakan implementasi yang terstruktur.

1.     Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu.

2.    Mendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini

·         Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

3.    Mengukur dan menganalisis situasi tersebut

·         Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut

·         Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses

·         Teknik yang digunakan : observasi

·         Mengunakan alat ukur seperti wawancara

4.    Fokus pada peluang peningkatan mutu

·         Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan

·         Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gap antara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.

5.    Mengidentifikasi akar penyebab masalah

·         Menyimpulkan penyebab

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

·         Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa

6.    Menemukan dan memilih penyelesaian

·         Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah

·         Teknik yang dapat digunakan : brainstorming

b.    Doing
 tidak semudah seperti yang dilihat. Didalamnya berisi pelatihan dan manajemen aktivitas. Biasanya masalah besar dan mudah sering berubah pada saat-saat terakhir. Bila terjadi kondisi seperti ini maka tidak dapat dilanjutkan lagi tetapi harus mulai dari awal kembali.

ü  Merencanakan suatu proyek uji coba

·         Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya.

·         Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)

ü  Melaksanakan Pilot Project

Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu)

c.   Checking 
Berarti pengecekan terhadap hasil dan membandingkan sesuai dengan yang diinginkan. Bila segala sesuatu menjadi buruk dan hasil baik tidak ditemukan, pada bagian ini keberanian, kejujuran, kecerdasan sangat dibutuhkan untuk mengendalikan proses. Kata kunci ketika hasil memburuk adalah ”kenapa”. Dengan dokumentasi proses yang baik maka kita dapat kembali pada titik yang mana keputusan yang salah dibuat.

a.    Evaluasi hasil proyek

·         Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut

·         Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama)

·         Target yang ingin dicapai 80%

·         Teknik yang digunakan: observasi dan survei

·         Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner

b.    Membuat kesimpulan proyek

·         Hasil menjanjikan namun perlu perubahan

·         Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain

·         Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas

d.    Acting 
Berarti Menindak lanjuti atas apa yang didapatkan selama tahap pengecekan. Arti lainnya adalah mencapai tujuan dan menstandarisasikan proses atau belajar dari pengalaman untuk memulai lagi pada kondisi yang tepat.

ü  Standarisasi perubahan

·         Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan

·         Revisi proses yang sudah diperbaiki

·         Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada

·         Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan.

·         Lakukan pelatihan bila perlu

·         Mengembangkan rencana yang jelas

·         Dokumentasikan proyek untuk  Memonitor perubahan

·         Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

Mengenai PDCA

Metode PDCA yang pada hakekatnya merupakan siklus, maka pada implementasinya akan membangun budaya mutu yang continual improvement. Implementasi konsep PDCA untuk manajemen mutu pendidikan dalam hal kepuasan pelanggan akan dijabarkan berikut ini. Plan (perencanaan) yaitu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya? Pada tahapan perencanaan ini, rumusan desain kepuasaan pelanggannya diarahkan pada mengembangkan sasaran dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan sekolah atau sesuai persyaratan pengguna. Do (melaksanakan), yaitu mengerjakan yang direncanakan? Pada tahapan melaksanakan ini, rumusan desain kepuasan pelanggannya diarahkan pada melaksanakan strategi, kebijakan, dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan dalam sasaran mutu atau sesuai persyaratan pengguna. Check (meriksa), yaitu apakah hasil yang terjadi sesuai dengan yang direncanakan? Pada tahapan memeriksa ini, kepuasan pelanggannya diarahkan pada memantau, mengevaluasi, mengukur kesesuaian proses-proses yang telah dijalankan dan yang telah dihasilkan dengan kebijakan sekolah, sasaran mutu dan persyaratan yang telah ditetapkan. diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan sekolah atau sesuai persyaratan pengguna. Action (tindaklanjut), yaitu apakah tindaklanjut yang akan diambil dengan hasil yang diperoleh dan upaya yang diperlukan untuk meningkatkan hasil yang diperoleh? Pada tahapan tindaklanjut ini, kepuasan pelanggan diarahkan pada upaya-upaya tindakan untuk meningkatkan kinerja proses secara berkesinambungan.